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1目的

通过对质量管理体系有关的文件的批准、发布、更改等进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2 范围

适用于与质量管理体系运行有关的文件控制。

3 职责

3.1 企管部负责组织质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理;

3.2 技术部、质检科负责组织技术、工艺和检验文件的编制、收发、更改的控制和管理;

3.3 生产部、供应部、销售部等部门负责本部门文件的管理和正确使用。

4 程序

4.1 文件分类

质量管理体系文件包括:

a) 质量手册、程序文件、部门人员职责及各类管理制度等;

b) 质量管理体系运行过程中的质量计划、涉及的质量记录;

c) 产品技术标准(国家标准、行业标准、企业标准);

d) 产品图样、工艺文件、操作规程(作业指导书)、检验规范等。

4.2 文件编号

4.2.1 编号(码)表示形式:

a) 质量手册:**/QM—2008

手册代码  年份·

b) 程序文件:** /QP0X—0X—2008

程序代码  顺序号    年份

c) 支持文件:** /GW XX—XX—2008

文件代码      顺序号  年份

d) 质量记录:** /QR0X—X X—XX

记录代码    部门号   顺序号

e) 技术文件编号方法:

① 可自行设计产品及工艺装备编号;

② 其它文件按4.2.1cd方法统一编号。

4.2.2 分发编号(码)方法及其表示形式:

部门分发编号规定:

 

 

 

 

总经理

01

项目部

04

业务部

07

 

02

技术部

05

 

 

企管部

03

供应部

06

 

 

4.3 文件的编写、审核、批准、发布

4.3.1 体系文件由企管部负责组织编写,由管理者代表审核,总经理批准发布;

4.3.2 文件批准发布时,总经理应确保文件的适宜性。

4.4  文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与公司质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件。所有受控文件须在文件封面加盖“受控”印章,并注明分发号。

4.5 文件的更改

4.5.1 质量管理体系文件的更改由企管部负责组织实施,申请更改部门填写《文件更改申请单》,经管理者代表审核,总经理批准后更改。

4.5.2 其他文件的更改由各相应部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.5.3 文件版本/版次的管理

体系文件的初始版本/版次为A/0,第一次换版为B版,以后换版依次类推为C版、D版、……,文件第一次换页修改版次为1,以后修改依次为2、3、……。

4.5.4 文件更改实行页控制。更改时,由更改人采用打印粘贴或将错误处用斜线划掉,在空白处填写正确语句,并加盖“更改受控”章,当一页更改超过五处或一次更改内容较多时,采取换页方式更改。换页更改时,文件的版次作相应的变化,更改人应在文件修改记录栏随机标识。

4.6 文件的发放

4.6.1 文件发放要由文件归口管理部门编制发放清单,并履行主管领导审批程序,以确保需要文件的场所能够获得文件的有效版本。

4.6.2 文件发放时领用人应签收,作为以后更改或回收的依据。

4.6.3 因破损而重新领用的新文件,分发号不变,使用部门应交回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新分发号,并注明已丢失文件的分发号失效;发放部门做好相应发放签收记录。

4.7 文件的保存、作废与销毁

4.7.1 文件的保存

a) 各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件,文件保存场所应适宜;

b) 对受控文件,各部门应及时填写《受控文件清单》进行管理;

c) 任何人不得在受控文件上乱涂乱画,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2 文件的作废与销毁

a) 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废” 印章,确保防止作废文件的非预期使用;

b) 为某种原因需保留的任何已作废文件,都应进行适当标识,加盖“作废保留”印章;

c) 对要销毁的作废文件,由相关部门资料员收集整理,经部门负责人审批同意后进行销毁。

4.7.3 文件的复制

受控体系文件的复制由企管部负责,复制件的发放应加盖“受控”印章并编分发号;其他部门自行复制或未盖“受控”印章的文件均为无效文件。

4.8 外来文件的控制

技术部、 质检科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本,分发到相关部门使用,并及时把旧标准收回。同时以“受控文件清单”或其他方式定期发布公司内使用外来文件的最新版本,相关部门核对后自行处理。

4.9 文件的评审和更新

4.9.1 在每年管理评审以前,由企管部组织各部门领导评审质量管理体系文件的适宜性,提出更改或更新意见。如需更改或更新时,需要重新履行审批手续。

4.9.2 当技术文件使用时间较长(五年以上)或顾客需求发生变化、工艺条件发生变化时,由技术部、质检科组织,生产部门评审文件的适宜性,提出更改或更新意见,如需更改或更新时,要重新履行审批手续。

4.10 对质量记录管理执行《质量记录控制程序》的规定。

5 相关文件

 《质量记录控制程序》………………………………… **/QP04-02-2008

6 质量记录

《文件资料发放(回收)登记表》……………………**/QR01-03-02

《文件更改申请表》……………………………………**/QR01-03-03

《作废文件保留(销毁)申请表》……………………**/QR01-03-04

《文件归档登记表》……………………………………**/QR01-03-05

《外来文件(资料)登记表》…………………………**/QR01-03-06

《受控文件清单》………………………………………**/QR01-03-10

《复印(打印)资料、文件审批表》……………………**/QR01-03-26

《复印(打印)资料登记表》…………………………**/QR01-03-30

《文件(资料)更改(换版)申请表》…………………**/QR01-03-31

《文件资料借阅审批表》………………………………**/QR01-03-32

《文件资料借阅登记表》………………………………**/QR01-03-33

《文书档案文件材料移交清单》………………………**/QR01-03-34

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